Как организовать переезд склада, чтобы рабочий процесс не пострадал


Перемещение склада, равно как и производства – событие масштабное и трудоемкое. Произвести передислокацию успешно можно, если четко распределить обязанности между работниками, назначить среди них ответственных и строго придерживаться графика перемещения, составленного и доведенного до сведения штата заблаговременно.
 Подготовка и планирование
 План перемещения должен быть заготовлен загодя и с расстановкой приоритетов:

  • Должен ли будет склад продолжать отгрузку в день перемещения или на это выделяется выходной.
  • Какой объем перевозчик (или собственный транспорт) может перебросить за одну ходку.
  • Что понадобится для развертывания склада на новом месте и способствует бесперебойному продолжению работы (вывезти в первый рейс).
  • С чем можно повременить, перевозя в последнюю очередь вещи или оборудование, не отражающиеся на процессе работы организации.

Параллельно, готовится план нового помещения, на который наносятся ключевые точки размещения товара и оборудования. Ярким цветом отмечаются места, куда нужно будет установить его в первую очередь.
 Режим работы в день переезда
 В день переезда склад необходимо максимально разгрузить от несрочных заказов, оставить к выполнению только срочные, да и их количество постараться сократить до минимума. Это связано с тем, что, как правило, работы по отгрузке товара во время переезда не прекращаются и для сотрудников склада, равно как и рабочих, осуществляющих перевозку, создается ряд неудобств, тормозящих процесс.
 Для сохранения рационального режима работы склада существует несколько приемов:

  • Первый – отправка подлежащих выдаче товаров на будущий склад за несколько дней до передислокации и последующая выдача уже по новому адресу.
  • Второй – компоновка (заблаговременная) этих заказов в стороне от остального содержимого склада и проведение выдачи на месте, по мере необходимости.
  • Третий – отправить первым рейсом часть продукции и производить выдачу по новому адресу, а часть выдавать по старому, пока не закончится процесс погрузки второй «ходки», с которой и забрать невыполненные заказы.

Последний вариант выбирается в меньшинстве случаев, поскольку он требует персонального выделения ответственных сотрудников, которые вместо этого могли бы заняться осуществлением переезда, но он более эффективен в случае напряженного графика выдачи.

 Как правило, перевозки осуществляются не только силами специалистов транспортных компаний, но и представителями заказчика. Задействовав работников склада в переезде, необходимо заранее четко сформулировать и довести до сведения персонала его задачу.
 Накануне события, желательно собрать штат и, поделив процесс перемещения на участки, назначить за каждый ответственных лиц среди персонала, оставив на их усмотрение вопрос поощрений и штрафов среди подчиненных за некорректное выполнение обязанностей. В дальнейшем следует стараться не отрывать сотрудников от выполнения плана и ставить новые задачи только перед теми работниками, которые свою часть уже успешно выполнили.
 Грамотное составление, разъяснение и четкое следование плану даст возможность лишь изредка корректировать процесс и не раздать случайно указаний, взаимоисключающих, или противоречащих друг другу.
 Самые осведомленные, хорошо разбирающиеся в ассортименте склада и знающие специфические особенности товара работники – лучшие кандидаты на роль ответственных лиц, контролирующих ход работы на ключевых участках работ при переезде.
 Принцип последовательности: утром деньги – вечером стулья
 Непреложным правилом переезда является поэтапность и хронологический порядок процесса.

  • Первым делом производится упаковка и маркировка грузов по очередности.
  • Когда весь товар упакован, наступает этап погрузки.
  • Не стоит начинать другой этап работ до завершения предыдущего – это может привести к появлению ошибок и непредвиденных задержек процесса.
  • Не рекомендуется ставить одного работника на несколько операций.
  • Производящий исключительно упаковку товара, сотрудник будет более эффективен, чем тот, кто пытается успеть и промаркировать упакованное, и погрузить его.
  • На новом месте нужно избегать захламления пространства пустой тарой (сразу выносить и складировать в отдельном месте), и путаницы при размещении грузов.

Для большей эффективности, при проведении переезда рекомендуется задействовать весь штат предприятия, выставив дополнительную смену не только в день передислокации склада, но и в первый день работы на новом месте.
 Не рекомендуется – оставлять персонал без минимального материального вознаграждения или возможности взять отгул – это может привести к халатности при учете, недостачам и саботажу.